Délai de remboursement des notes de frais : obligations légales
Quel délai légal pour rembourser une note de frais ? Ce que dit le droit du travail, les recours du salarié et les bonnes pratiques pour les employeurs.
Y a-t-il un délai légal de remboursement ?
Le Code du travail ne fixe pas de délai précis pour le remboursement des frais professionnels, mais le principe général est que les frais engagés pour le compte de l'employeur doivent être remboursés dans un délai raisonnable. La jurisprudence de la Cour de cassation considère qu'un délai supérieur à 1 à 2 mois peut constituer un manquement de l'employeur à ses obligations contractuelles. Certaines conventions collectives fixent un délai maximal de remboursement (souvent 30 jours après réception de la note de frais validée). En l'absence de délai conventionnel, la pratique recommande un remboursement avec la paie du mois suivant la soumission et validation de la note de frais.
Que faire si l'employeur refuse ou tarde à rembourser ?
En cas de refus injustifié ou de retard excessif dans le remboursement des frais professionnels, le salarié peut d'abord adresser une mise en demeure écrite à son employeur (email avec accusé de lecture ou lettre recommandée avec accusé de réception). Si cela reste sans effet, la saisine du Conseil de prud'hommes en référé permet d'obtenir un remboursement rapide, le juge pouvant prononcer une astreinte financière par jour de retard supplémentaire. Le salarié peut également signaler le litige à l'inspection du travail. Les frais professionnels non remboursés constituent une créance de salaire prioritaire en cas de procédure collective (garantis par l'AGS jusqu'à 6 fois le SMIC).
Bonnes pratiques pour les employeurs
Pour éviter les litiges liés au remboursement des notes de frais, l'entreprise doit définir dans son règlement intérieur ou une note de service écrite le circuit de validation et le délai de remboursement garanti. Un processus clair avec des dates de soumission mensuelles (ex. : avant le 20 du mois pour remboursement le mois suivant) permet de gérer les flux de trésorerie et d'éviter les réclamations des salariés. La mise en place d'une carte de paiement entreprise pour les grands voyageurs élimine le problème de l'avance de frais personnelle et réduit le risque de litige. Un accusé de réception automatique lors de la soumission d'une note de frais rassure les collaborateurs sur la bonne prise en compte de leur demande.
Prescription et délai pour soumettre une note de frais
Le salarié dispose de 3 ans à compter de la date où il aurait dû percevoir le remboursement pour agir en justice (prescription de droit commun des créances salariales issue de la loi du 14 juin 2013). Les employeurs peuvent fixer un délai interne de soumission raisonnable (1 à 3 mois après la date de la dépense), au-delà duquel ils peuvent refuser la note de frais, à condition que ce délai soit porté à la connaissance des salariés par écrit. Un délai interne trop court (moins d'un mois) pourrait être contesté devant le Conseil de prud'hommes. L'idéal est d'accepter les notes de frais jusqu'à la fin du trimestre suivant la dépense professionnelle.
« Les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, doivent être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due, à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au SMIC.»
« L'employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en-deçà de leur coût réel.»
« Revêtent le caractère de frais professionnels, déductibles du revenu brut imposable en vertu des dispositions du 3° de l'article 83 du code général des impôts, les dépenses qu'un contribuable occupant un emploi salarié dans une localité éloignée de celle où la résidence de son foyer est établie doit exposer, tant pour se loger à proximité du lieu de son travail que pour effectuer périodiquement les trajets entre l'une et l'autre localités, dès lors que la double résidence ne résulte pas d'un choix de simple convenance personnelle, mais est justifiée par une circonstance particulière.»
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Conseils pratiques
Soumettez vos notes de frais dans les 15 jours suivant la dépense : cela accélère le remboursement et évite les pertes de justificatifs.
Conservez une copie de vos notes de frais validées et des accusés de réception de votre manager.
En cas de retard chronique, envoyez un email récapitulatif mensuel : il constitue une preuve de votre réclamation.
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